第４２回通常総会開催のご案内

第４２回通常総会の開催にあたりましては、引き続き新型コロナウイルス等の感染防止対策を行いながら、出席への制限は設けずに多くの組合員の皆様にご参加いただいて意見を交換できる場にしたいと考えております。
そこで、総会の議事進行を効率よく進めるために総会議案書を早めに配布して、事前に議案書に対する質問票をご提出いただく昨年度と同様の方式とします。そして、寄せられたご質問等に対する回答書は通常総会前に配布して、通常総会前に議案に対する賛否の判断材料の提供および議決権行使書で各議案への賛否を意思表示する場合の手助けとします。
この方式により、より多くの組合員の皆様のご意見を反映しやすくすると同時に、通常総会においても説明を簡潔に行うことで効率のよい運営をしたいと考えております。
皆様のご理解とご協力のほどよろしくお願いします。

１．開催日時　２０２４年５月２６日（日曜日） 午前１０時
２．開催場所　清瀬市コミュニティプラザ ひまわり 「講座室」

＜通常総会運営に関するお願い＞
第４２回通常総会は、引き続き感染防止対策を考慮した上で効率よく進行させたいと考えます。
つきましては、以下をご確認いただき、議案書に対する皆様の意思表明並びに通常総会運営へのご協力をお願いします。

１．『第４２通常総会議案書』の各議案に対する質問及び賛否の意思表明
（１）ご質問やご意見がある場合
『第４２回通常総会議案書』の各議案に対してご質問やご意見がある場合は「質問状」（クリーム色の用紙）に内容をご記入していただき、５月１０日（金）までに管理事務所へご提出ください。
寄せられたご質問・ご意見に対する回答は理事会で取りまとめ、５月２１日（火）を目途に全戸に書面で配布する予定です。
（２）出欠票の提出
議案書または提出した質問に対する回答を踏まえて、通常総会への出席を希望される方は「出欠席票」（白色の用紙）の「出席」に〇印をつけて５月２３日（木）までに管理事務所へご提出ください。
なお、下記（３）の「議決権行使書」をご提出して通常総会を「欠席」する場合、あるいは（４）の代理人に議決権の行使を委任する場合は「出欠席票」の提出は不要です。
（３）書面にて賛否を表明する場合
「議決権行使書」（若草色の用紙）の各議案の賛否欄に○印をご記入いただき、ご署名・ご捺印のうえ５月２３日（木）までに管理事務所にご提出ください。
（４）代理人へ議決権の行使を委任する場合
「委任状」（ピンク色の用紙）に必要事項を記入のうえ、委任者（代理人）にお渡しください。この場合の代理人は組合員に限ります。委任を受けられた方（代理人）は、この「委任状」を通常総会当日受付にご提出ください。
なお、代理人欄が無記入の場合は議長へ委任したものとして取り扱いますので、５月２３日（木）までに代理人欄は空欄のまま管理事務所にご提出ください。

２．通常総会の進行
『第４２回通常総会議案書』の詳細な説明は割愛して、事前の「質問状」に対する回答を中心に説明を行い、各議案に対する裁決は効率よく議事を進行させるために挙手により行います。

※管理組合の方針として、屋内での会合等の際にはマスク着用のご協力をお願いしていますので、当日ご出席される場合はマスクの着用をお願いいたします